Để từng bước cải tiến thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân trong việc nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu, được sự đồng ý của Bộ Công an, Cục Quản lý xuất nhập cảnh đã trao đổi thống nhất với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam về cách thức phối hợp chuyển phát hồ sơ và trả kết quả cho công dân đề nghị cấp lại hộ chiếu, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu qua đường Bưu điện.

Cục Quản lý xuất nhập cảnh xin thông báo cụ thể như sau:

1.Nội dung thông báo

Công dân Việt Nam ở trong nước đã được cấp hộ chiếu phổ thông, có nhu cầu cấp lại hộ chiếu do hộ chiếu sắp hết hạn, hết trang, hoặc tuy chưa hết hạn, hết trang nhưng có nhu cầu cấp lại; đề nghị sửa đổi hộ chiếu (điều chỉnh họ, tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân trong hộ chiếu) có thể gửi hồ sơ, lệ phí, nhận kết quả tại nơi cư trú hoặc tại Bưu điện nơi đã nhận chuyển hồ sơ.

Những trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu, cấp lại do hộ chiếu hết hạn, hộ chiếu bị mất, bị hư hỏng; đề nghị bổ sung trẻ em dưới 9 tuổi vào hộ chiếu của mẹ hoặc cha vẫn trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Công an tỉnh, thành phố hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

 2.  Thủ tục hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu qua Bưu điện gồm:

- 01 Tờ khai theo mẫu X01 (khai đầy đủ các cột, mục theo hướng dẫn tại phần Chú thích của tờ khai).

- 02 ảnh mới chụp, cỡ 4x6 cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, phông nền trắng; 01 ảnh dán vào khung phía trên tờ khai, 01 ảnh dán vào mặt sau tờ khai. Tờ khai phải có xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh của Công an phường, xã, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú, kèm theo bản chụp chứng minh nhân dân còn giá trị sử dụng.

- Hộ chiếu đã cấp còn giá trị.

- Trường hợp đề nghị điều chỉnh họ, tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân trong hộ chiếu thì ngoài những giấy tờ nêu trên phải nộp kèm bản sao giấy tờ chứng minh sự thay đổi đó.

3. Cách thức gửi hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu và nhận kết quả qua Bưu điện

- Người có nhu cầu gửi hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu qua đường Bưu điện liên hệ với Bưu điện nơi gần nhất để ký hợp đồng dịch vụ chuyển phát hồ sơ về Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

- Khi ký hợp đồng chuyển phát hồ sơ, người đề nghị phải nộp cho Bưu điện lệ phí cấp hộ chiếu theo quy định của Bộ Tài chính để Bưu điện chuyển cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh theo quy định (lưu ý: không để lẫn tiền lệ phí vào bì hồ sơ). Ngoài lệ phí nói trên, người đề nghị phải nộp cho Bưu điện tiền cước phí dịch vụ, gồm: cước phí chuyển phát hồ sơ, kết quả và cước phí chuyển tiền lệ phí theo quy định của Bưu điện.

Những vấn đề liên quan thủ tục ký hợp đồng, cước phí dịch vụ sẽ do nhân viên Bưu điện nơi ký hợp đồng hướng dẫn.

- Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ xem xét giải quyết và trả kết quả theo thời hạn quy định đến Bưu điện đã ký hợp đồng. Trường hợp được cấp lại, sửa đổi hộ chiếu, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ chuyển trả người đề nghị hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ (nếu hộ chiếu cũ còn thời hạn và còn trang sẽ được đục lỗ vào hộ chiếu). Trường hợp không được giải quyết, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ có công văn thông báo lý do không cấp lại, kèm theo lệ phí người đề nghị đã nộp (trường hợp đề nghị sửa đổi sẽ được trả lại hộ chiếu cũ).

Cục Quản lý xuất nhập cảnh xin thông báo để nhân dân tiện theo dõi và làm thủ tục. Khi làm thủ tục, nếu còn điều gì chưa rõ và cần giải thích thì có thể liên hệ với Cục Quản lý xuất nhập cảnh theo các số điện thoại 04 38260922 (Hà Nội), 05113860475 (Đà Nẵng) hoặc 08 39201701 (Tp Hồ Chí Minh) để được giải đáp.